作者：傅潔瑩 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組幹事
公文系統乍看似乎僅提供使用者公文製作簽核，以及文書人員相關的作業流程，其實卻有賴眾多單位的系統合作與資料支援，才得以持續運作提供服務。
公文系統主要運作模組
簡單來說，新公文系統主要由下列模組構成：
- 系統登入認證模組
- 公文處理流程模組
- 文書處理流程模組
- 電子簽章模組
- 共用簽核平台
當然，每一個模組還涵蓋許多繁瑣複雜的功能與流程機制，限於篇幅，在此就不詳述。以下簡述登入流程及管理運作模式：
第一項模組，必需與計中的單一簽入機制作雙向溝通，確認登入帳號身分與使用資格；若登入成功，再由人事系統提供之人員、單位與主管資料對應出使用者具備之身分、職稱、權限…等，此時系統方能將適用之項目與環境呈現給使用者，以利後續公文之簽核與處理，倘若沒有參照到正確的資料，系統功能再完備，也無法運行。
電子簽章模組依照政府法規，使用自然人憑證對電子公文進行簽核；先前校內已非常有遠見，各行政單位推派代表成立憑證推動小組，推廣自然人憑證使用，並建置了良好的憑證上傳管理與應用之平台。 公文系統全程與校內的管理平台同步，簽核電子公文，插入自然人憑證時，直接向校內憑證管理平台確認憑證是否有效且符合使用者身分，再以自然人憑證中的私密金鑰進行簽章，使用者毋須再於公文系統中重複上傳管理憑證資訊。
另外值得一提的是，公文系統建置時，我們提供了未來可以協助各系統傳遞資料，進行流程關卡的功能，只要將：
- 傳遞之流程關卡(或路徑)
- 傳遞之資料內容(或檔案)
以XML的格式送至公文系統的共用簽核平台模組，系統便能提供流程引擎功能，協助各系統進行流程審核機制。
目前也與研發處之聘僱系統合作，將聘雇人員資料送至公文系統，接下來即可進行後續聘雇作業流程，不但節省系統開發人力，也充分使用系統與主機效能。
未來展望
新公文系統目前運作提供服務之餘，仍有許多地方需要努力改善，包括提升和各單位系統間資料的一致性，以及因應目前繁多的行動載具，提供方便迅速之瀏覽介面等，我們會繼續努力，感謝大家的配合及耐心使用。