作者：陳雨沛 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組行政專員
個資管理系統3.0以電子表單系統重建，原2.0「檔案盤點」、「個資工作管理員專區」已上線，結合電子表單的簽核流程，將原本紙本申請電子化，簡化整體流程。本文將針對填報人申請及盤點相關操作做簡單說明。
如何進入系統
以計中帳號密碼登入即可進入個資管理系統3.0（https://eform.cc.ntu.edu.tw/PIMS），如圖1。
圖1：登入系統
系統功能說明
「填報人專區」（原2.0「檔案盤點」）、「單位工作管理員專區」（原2.0個資工作管理員專區）已上線，本文將著重在「填報人專區」介面功能說明，其他功能說明請參閱系統附上的操作手冊（https://www.space.ntu.edu.tw/navigate/s/98CF006923DE49608586044F87DA9E72QQY）。
「填報人專區」功能選單包含申請、個資資產填報、填報人資料，如圖2。
圖2：功能選單
一、申請
包含填報人申請（圖3）、跨單位填報申請（圖4）。於填報人申請，教職員及計畫人員申請即通過，身份為學生者則須經填報單位工作管理員、單位主管審核通過，始得填報單位個資。申請前提為填報單位已有具權限的工作管理員，若該單位尚無工作管理員或具權限的工作管理員，將無法申請填報人。跨單位填報申請之前提為填報人申請已通過，且欲申請跨單位填報的單位已有工作管理員，並具有權限，經該填報單位工作管理員、單位主管審核通過即可填報。
圖3：填報人申請之畫面
圖4：跨單位填報申請之畫面
二、個資資產填報
提供的功能包含：查詢、填寫（新增）、編輯、刪除，與簽核流程相關的功能包含：呈送/審核、個資銷毀，如圖5。
圖5：個資資產填報功能列
(一)查詢
提供下列欄位進行查詢：編號（CASE）、案件狀態、審核結果、填報人姓名、填報單位、個人資料檔案名稱。
(二)填寫
新增個資檔案。「填報單位」下拉選單將顯示已申請通過的單位及跨單位填報的單位，供填報人選擇，如圖6所示。
圖6：個資資產填報－填報單位
(三)編輯
同一筆個資檔案允許多次編輯，每次編輯儲存後皆須送審，案件才算完成。於列表中選擇一筆之後，點選「編輯」，即可開始編輯。若案件狀態為「審核中」，則無法編輯，必須待案件簽核流程結束，才能繼續編輯。
(四)刪除
僅在填寫完成且尚未編輯的狀態之下，允許刪除。刪除功能不會經過簽核流程。
(五)呈送/審核
新增或編輯完成的個資檔案，須送審經簽核流程，才算完成。此功能允許多筆呈送，請勾選前方核取方塊，如圖7所示。若案件狀態為「審核中」，則無法送審。
圖7：多筆呈送/審核
(六)個資銷毀
若遇個資業務已不存在等情形，可呈送個資銷毀，經審核通過之後，該筆個資將不會再顯示於個資資產列表供檢視。若案件狀態為「審核中」，則無法送審。
三、填報人資料
主要提供使用者修改個人資訊，如聯絡電話，以及檢視已申請填報且通過的單位，含跨單位填報的單位。欲修改個人資訊，請點選列表前方的編輯按鈕，如圖8紅框處所示，即可修改。
圖8：填報人資料列表
若不確定填報人申請是否成功，可到此頁面確認。如果沒有申請成功或審核通過，將無法進到此頁面作檢視或修改，並顯示如圖9畫面。
圖9：無法進入填報人資料頁面
結語
盤點個資檔案是件大工程，辛苦各單位協助審視過去已建檔的個資檔案，並盤點近期業務個資。於盤點期間各單位提供的寶貴意見，彙整之後將作為下期改進的目標，期帶來更好的使用經驗。