作者：陳怡如 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組行政專員
研究生獎勵金_聘僱系統，提供全校單位系所聘僱研究生，已整合勞健保以保障學生權益。近期因聘僱流程衍生的問題，或是配合政令，新增諸多功能，例如檢核基本薪資、聘僱重疊檢核、以及影響退保的縮短聘期。系統已於2024年04月上線。
一、系統登入
- 開啟連結「臺灣大學入口myNTU」：https://my.ntu.edu.tw/
- 搜尋關鍵字：「研究生獎勵金_用人系所自聘」
- 登入：整合校內單一簽入認證。
圖一、研究生獎勵金_用人系所自聘
二、檢核基本薪資
為確實執行勞基法規定，現行聘僱合約為承辦與學生雙方簽訂，需符合法規最低薪資，為協助大家順利進行聘僱，增設檢核基本工資功能，如未達則不可送審。管理端亦同步增設設定會計年度基本薪資，由生輔組承辦人控管。
- 申請單：增設工時欄位。檢核是否符合管理端設定，如未達不可新增。系統所含「複製」功能全數新增檢核。
圖二、申請單
- 暫存清單：增設工時欄位。如低於基本工資，顯示於檢核結果欄位，
如不否符合管理端設定，不可送審。
圖三、暫存件
批次作業：如遇大量聘僱，系統提供批次聘僱功能，透過上傳檔案可完成聘僱，亦新增「每月工時」，上傳時批次檢核是否符合基本工資；檢核後的錯誤提示調整不逐欄位顯示，顯示所有訊息。
圖四、批次作業
三、縮短聘期
校內系所承辦常會遇到學生聘期異動，因此新增縮短聘期功能，只能提前不能延後。不用把原本單退回或重新啟單，結束日也同步至人事室與報帳系統，承辦可免去重新跑聘僱簽核的困擾。一方面系統也提醒系所，如沒變更契約，需要申請退保，避免人事室加保錯誤。
- 縮短聘期（通過）：聘期提早結束日期設定，只能提早不能延後，完成後系統會寄通知信給承辦人，表示修改成功。信件當中備註人事室相關的申請書與契約連結。
圖五、縮短聘期
圖六、縮短聘期2
圖七、系統通知
- 聘期異動紀錄查詢：「查詢／下載」提供聘期異動紀錄查詢，篩選審核狀態後，即可查詢聘期異動歷史紀錄。
圖八、聘期資料查詢
圖九、聘期異動紀錄
四、職別不同聘期重疊不可聘任
現階段聘僱職稱有教學助理、行政助理、或同時兼任，背後的經費來源不同；管理承辦控帳時發現系所同一時間重複聘僱學生，影響經費分配。提出聘期重疊不可聘任檢核，納入檢核狀態為「待審」、「審查通過」、「申請待審-撤回」。
- 申請單：啟單時經過系所討論仍可暫存，實際操作上，資料尚未送出前還是可以修改的。
圖十、啟單
- 通過、待審、待審-撤回：將尚未確認的狀態納入檢核。改為暫存後檢查，如檢核結果發現重疊，不可批次送審。即使批次暫存成功，也同樣檢核的到。
圖11、暫存檢核
結語
系統建置初期聘任，到整合勞健保，列印聘僱書，現階段更加入基本工資、縮短聘期、聘期檢核等諸多功能。隨著功能越來越多，提供聘僱面，系統能簡化申辦流程，減輕系所簽核負擔；背後的控帳經流，由生輔組承辦人管理，部分檢核機制是為了幫助區分經費的使用，儘量讓資源能平均分配，帳務比較清楚不會混亂，但也可能會造成系所不便，尚有功能還在研議，以雙方取得平衡為原則持續調整，期許未來能提供承辦單位更便捷的服務。