作者:陳怡如 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式詻計組行政專員
學雜費減免系統除了既有學生申請端功能,因應疫情需要,配合承辦單位及學校政策整合系統,建置學雜費減免電子表單系統,提供第一階段申請使用,取代以往的紙本申請,改成線上填單,完成申辦後寄出相關繳交證明文件即完成減免申辦。電子表單由承辦人制定需要欄位,計中設計及建置,承辦人收件審核後,學生可直接在電子表單查詢目前審核進度,不用再去電詢問是否已收件,有效減輕承辦人的作業負擔。電子表單簡述功能如下:
一、系統登入
- 登入:同「臺灣大學入口myNTU」(https://my.ntu.edu.tw/),採用「計算機及資訊網路中心帳號認證系統」,單一簽入登入方式。(圖1、圖2)
圖1、計中單一認證帳號登入
圖2、臺灣大學帳號認證系統
二、申請
學生登入電子表單系統後,於左側選單點選「減免第一階段申請表」,標頭備註相關的申請須知已及本學期的申請記錄。點選「新增」開始申請,表單分五個區塊「學生的基本資料」、「減免類別」、「減免繳交文件」、「學生切結書」、「承辦人回覆」。登入時系統會判斷申請資格,如不符合不可申請,當學期申請過也不可重複申請。如申請減免類別異動也需在表單回覆。(圖3、圖4、圖5、圖6)
圖3、電子表單選單
圖4、學雜費減免申請須知
圖5、申請表單
圖6、申請檢核
二、學生基本資料
基本資料由學籍檔帶入預設值,學生可再調整,填表完成後,按「確定」即完成申辦。在承辦人未審核前均可再修改。
三、學雜費減免類別連動減免繳交文件
「減免類別」為自選,「減免繳交文件」根據下拉的減免類別自動產生繳交文件清單。以選取「B3-極重度/重度身障人士子女」為例,減免文件自動顯示.「身心障礙證明影本」、「父母+學生本人三個月內戶籍謄本正本」。目前包含減免類別如下:
- B2–極重度/重度身障學生(圖7)
- B3–極重度/重度身障人士子女
- E1–中度身障學生(圖9)
- B4–低收入戶子女(圖8)
- E2–中度身障人士子女
- G1–輕度身障學生(圖10)
- G2–輕度身障人士子女
- H1–現役軍人子女(圖11)
- I1–特殊境遇家庭(圖12)
- J1–中低收入戶學生
圖7、學雜費減免類別B2
圖8、學雜費減免類別B4
圖9、學雜費減免類別E1
圖10、學雜費減免類別G1
圖11、學雜費減免類別H1
圖12、學雜費減免類別I1
四、學生切結書
學生切結書為法律聲明,不同意則無法申請。(圖13、圖14)
圖13、學生切結書
圖14、學生切結書2
五、列印申請表
完成申請後,需列印收件申請書,點選「印表」印出Word文件。(圖15)
圖15、學生收件申請書
六、承辦人回覆(審核進度)
承辦人收到申請後,會依據同學提供的證明文件進行審核,系統提供4種審核狀態「審核中」、「初審通過」、「不通過」、「缺漏件不受理」,提供同學同步檢視審核進度。也可批次下載檔案。(圖16、圖17)
圖16、承辦人回覆
圖17、管理審核批次下載
七、統計圖表
在管理端,電子表單平台也提供統計圖提供承辦人參考。(圖18)
圖18、管理審核統計圖
八、結語
以往透過紙本申請才能進行學雜費減免第一階段申請,疫情爆發期間對承辦人及同學都極為不便。電子表單平台快速開發的特性,在系統需求較單純的情況下,提供了另一種開發的選擇,適時解決承辦人收件的困擾,系統也提供Word及匯出Excel檔案,增加了便利性。我們會將承辦人及學生的回饋意見納入參考,持續改善,期許系統更趨完備。