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新版總務處會議室系統上線介紹
  • 卷期:v0065
  • 出版日期:2023-06-20

作者:洪嘉駿 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組行政組員


介紹新版會議室系統之「登入機制」、「線上申請與紙本流程」、「系統介面」等。

 

前言

原總務處會議室系統經過長時間使用,許多功能已與現行業務不符,且原系統使用之程式語言與框架較難以維護,故於民國110年底,總務處與計中著手開發新版會議室系統。

新系統自需求提出至開發完成、系統上線,歷時約一年半,於民國112年4月13日上線。以下將介紹新版總務處會議室系統之新功能。

 

個人帳號登入

原系統以臺大單一簽入之公務帳號登入,新系統以臺大單一簽入之個人帳號登入。改為由個人帳號登入之優點為,較容易管理帳號借用之權限,若違規使用會議室,較容易將違規事件歸戶。

另一方面,新系統將記錄更多案件資訊,使用個人帳號讓使用者更有隱私。案件未公開之資訊,將只有使用者與管理單位能瀏覽,避免其他使用相同公務帳號之使用者瀏覽。

 

紙本申請書

根據借用規定,若要借用需收費之會議室,需繳交紙本申請書。原系統無產製申請書PDF檔之功能,此功能於新系統中加入。新系統中借用需收費之會議室之流程為:線上申請 => 列印紙本申請書 => 簽核後送交事務組。

 

線上審核

新系統加強原有之審核功能,除了原有的審核通過與否外,還加入了會議室使用費用之通知與確認流程。若會議室需要收費,使用者將會收到 email 繳費通知,待使用者繳費、管理單位確認後,使用者將會收到確認通知,使用者亦可於「申請人 > 紀錄查詢」查詢目前案件之案件狀態。

 

系統介面

新版系統之首頁以簡單清楚明瞭為原則,將最常用的功能顯示在最醒目之區域,以期望使用者能快速找到想要的功能。(圖一)

 

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圖一:新版總務處會議室系統首頁截圖

 

    新版的日期查詢頁面,主要維持舊系統架構,但加入了「前一天」、「後一天」等些許細微功能。

    若點擊會議室名稱,將連結至「會議室查詢」介面,並自動查詢該會議室。若點擊「容量」,將連結至會議室介紹,可查看該會議室之介紹。若將游標移動至「登錄」或「借用」之字樣上,將顯示會議名稱作為提示。(圖二)

 

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圖二:新版總務處會議室系統-日期查詢

 

系統網址

新系統與舊系統的網址不同。新系統網址為 https://my.ntu.edu.tw/confr/。新系統亦可於「myNTU => 場館交通」中找到。

 

結語

本次系統改版,除了新增與調整以上申請端之功能外,系統管理端亦新增了權限管理、會議室管理、工作日管理與統計資料等功能。藉由這些功能,未來才得以降低日常維護成本,進而將資源用於改善其他功能,如使用者體驗等。感謝總務處事務組蘇柏瑋兩年來的幫忙,從舊系統的維運到新系統的規格制訂、開發上線,一直以來,持續提供清楚的需求,明確的資料,讓程式開發事半功倍。

另外,還要感謝計中楊家榮設計師,替新版會議室系統設計介面,讓系統介面更加美觀。最後,還要感謝事務組與計中的長官與同仁們,感謝你們的幫助,這個系統才得以完成,謝謝。