作者:曾振芳 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組
美好的時光匆匆而過,驪歌聲起,淡淡的離愁也漸漸浮現在心頭,心中難免依依不捨,然而,學校能夠帶給同學們最後那份感動回憶,莫過於是能夠正式穿上學位服的畢業典禮了!
在畢業典禮這個重要的里程碑,如果能夠代表系所上台從師長手中領取學位證書,讓師長親手撥帽穗,那更是極富意義的一個回憶;學生事務處為了更謹慎處理領證代表之推薦名單,特別委託計資中心開發「畢業生領證代表登錄系統」,提供給各系所更方便、即時且力求資料正確的登錄管道。
目的
今年的畢業生領證代表登錄系統和以往不同,除了介面上更人性化與易操作,更增強四個重要機制:
- 承辦人僅需鍵入學號,系統即自動帶出相關學籍與聯絡資訊,避免登錄錯誤學生資料。
- 同步驗證教務處最新符合離校資格之畢業生名單。
- 於各系所新增領證代表名單時,立即確實做好人數與資格管控機制。
- 「就輔組」可以線上審核各系所推薦名冊。
- 推薦名冊經畢輔組承辦人確認後,即時提供給總務處保管組,供畢業生學位禮服借用作業發放控管參考。
服務對象
服務對象包括:
- 各系所畢業生領證代表相關業務承辦人
- 學生事務處就業輔導組
實例説明
一、系統入口
經由臺大人入口網-myNTU或學生就業輔導組的網頁進入本系統『畢業生領證代表登錄系統』,畫面如下圖所示:
台大人入口網myNTU
學生事務處就業輔導組首頁
畢業典禮專區
二、進入系統
進入系統後首先出現如下圖之領證代表推薦說明,包括畢業典禮注意事項及相關規範,閱讀完畢後請按【同意並進入系統按鈕】。
如果您由「畢輔組」或其他網址連結進入,系統將會要求您再一次輸入計中帳號密碼確認身分:
如果您從myNTU進入系統,將可立即體驗單一登入(Single Sign-on)的便利性,僅需要鍵入一次帳號密碼即可使用各個系統而不需再重複認證。
當系統出現一下警示畫面時,表示您的帳號沒有足夠的權限推薦領證代表,就輔組只有把權限留給教職員與單位公務帳號唷!
進入領證代表的學院系所選擇畫面後,恭喜您~已經授權正式使用該系統了,如下圖,系統會依您計中帳號所屬單位預設學院系所,您可以再重新選擇之,按下【確定】後,將開始您神聖的推薦任務了 。本文以電機資訊學院-電機工程學系暨研究所為例:
此系統功能相當簡單,如下圖所示,【領證代表登記】供承辦人一一新增領證代表同學清單;【列印申請名冊】讓承辦人完成名冊後列印出紙本呈主管簽核後繳交至就輔組;【登出】完成工作登出離開系統。
二、領證代表登記
【領證代表登記】功能畫面劃分為兩大區塊,上方提供輸入學號,下方為您目前新增的名冊清單:
輸入學號後,系統將會自動帶入教務處相關學籍資料,以及同學登錄於學務處之聯絡資訊,確認資料無誤或予以修改後,按【新增】按鈕後會加入下方清單供您後續維護動作。
其中,聯絡電話、E-Mail、郵遞區號、地址等資訊是必須確實填寫的,方便就輔組後續聯繫事宜參考,因此,如果系統出現以下訊息,請再協助確認同學資料的完整性。
此外,如果領證代表同學為身障生,抑或是需要於畢業典禮當天給予協助,請務必註明,好讓每位同學都能夠順利的完成上台領證流程。
當新增同學名單時,系統會同步驗證教務處最新符合離校資格之畢業生名單,並給予適當的提醒,但並不影響其推薦動作。
當您看到此【成功新增】的彈跳視窗訊息,表示已經成功的將這位同學加到貴單位的領證代表名冊中了,可以再繼續後續的推薦或修改資料動作。
依學校畢業典禮規範,各系所大學部及碩士班僅各推薦一人上台領證,博士班則是不限人數,因此,當您在新增名冊時出現以下訊息,那就表示已經超出規定範圍囉!請先刪除其他同學資格或放棄繼續新增。
而該怎麼刪除或修改其他已經新增的同學呢?在下方清單裡每位同學右側都有【修改】及【刪除】按鈕。
您可以按【修改】按鈕進入重新編輯該名學生的相關聯絡資訊。
只要在修改完成後按【儲存】按鈕,並看到【修改成功】訊息,表示您已經成功修改這位同學資料了。
系統會再次跟您確認,無誤後,將立即把這名同學自清單中移除。
尚未列印名冊前,系統均可以提供承辦人任意新增/修改/刪除等維護名冊的動作,確保名冊的完整性與最新狀態。
二、列印申請名冊
當您都已經完成領證代表的名冊維護動作後,請繼續選擇【列印申請名冊】功能,貴單位的申請書列印出來呈送主管簽核,逕送至就輔組做彙整。但是必須注意的是,請先確認您推薦名冊都已經維護登記完成,在列印紙本後,系統將視為您已經正式送出名單且無法再更改!
當您按下【列印推薦名冊】後將再次提醒您,確定要送出名冊。
確認無誤後,依系統提示步驟作,將可以順利將申請書指本列印出來,送交主管簽核後,待就輔組收件並審核通過,即完成貴單位領證代表推薦的動作了,接下來,就是請同學們隨時注意後續通知與配合啦!
結語
理想和信念在這裡交融,夢想與情感在這裡匯合,數百個日日夜夜埋頭苦讀的時光在這裡畫下休止符。在臺大,大家有過無數的情感相通,也有過許多的靈魂共鳴,在驪歌聲聲催人的季節,同學們總是希望時間可以永遠停留。但是人生沒有不散的筵席,大家應該繼續迎接下一個階段的挑戰了,同學們!讓我們一起展翅高飛吧!飛向另一個屬於自己的天空!