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計資中心電子報C&INC E-paper

校務服務

差假申請與線上簽核
  • 卷期:v0009
  • 出版日期:2009-06-20

作者:邱淑美 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組副組長


行政E化迎接無紙化的時代來臨了!結合線上簽核的新差勤系統即將推出了!全校教職員工及專任計畫人員都可以在myNTU校園資訊服務平台上進行各種差假、加班、忘刷之申請,讓代理人、主管在線上進行簽核流程,不但減少紙張列印,也減少了公文往返的時間及人力。

 

前言

為了促使公文線上簽核及以自然人憑證簽核更順利推動、因應勞基法對於計畫人員差勤管理的新需求,程式組接受人事室、研發處委託進行新差勤系統的開發,將率先以差假相關申請單來檢驗線上簽核流程,並整合國內、外差假申請至單一認證的臺大人入口網、改善舊系統不完善的使用者介面,提供主管、計畫主持人或人事管理端更便捷的查詢功能,以提高行政效率。

 

系統使用對象

差勤使用者端(以NTU email帳號進myNTU)

  • 線上申請、查詢:臺大各校區教職員工、專任研究計畫人員

  • 線上簽核: 職務代理人、各級主管、計畫主持人、簽核代理人

  • (簽核者若兼行政主管一律須以自然人憑證進行簽核)

  • 簽核代理設定:各級主管、計畫主持人

差勤管理端

  • 差勤管理:各校區人事管理單位(含計畫服務組及其他研發分處)

 

如何進入新差勤系統

1. 進入myNTU(網址 https://my.ntu.edu.tw 或按臺大首頁myNTU連結:

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若尚未進行單一認證者,將會被先導到計中帳號認證之登入頁面,輸入帳號/密碼,若成功通過認證後,便可進入myNTU)

2. 進入myNTU後,在視窗左框『個人』頁籤,點選『教職員專區』展開服務列表,再按『到勤差假申請/簽核』,右視窗便會呈現新差勤系統:

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(另一進入新差勤系統的方法是點選系統所寄出的線上簽核通知email裡所提供的連結,通過計中帳號單一認證後,亦可直接進入新差勤之待簽文件畫面)

 

如何進行線上簽核

進入新差勤系統後,系統會先帶入『待簽文件清單』頁面:
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代理人、主管或代理簽核人即可在此頁面進行線上簽核。
可逐筆按列表右邊之『檢視』按鍵,檢視假單詳細內容,然後逐筆勾選或按『全選』所有待簽假單進行簽核。簽核前若要加上簽核意見,可於『簽核意見』文字框進行輸入,然後再選擇執行『核准』、『退回』或『當事人請求退回』。上圖中右邊三個按鍵,是有憑證圖示的,專兼任主管進入新差勤系統將被要求以自然人憑證進行簽核,請準備好讀卡機、並上傳好憑證,系統在主管按下憑證簽核鍵時,將會去檢查讀卡機裡的憑證是否是主管的憑證。

 

主管如何進行代理簽核設定

當主管出國或其他原因無法親自進行線上簽核時,假單之職務代理人不等於簽核代理,只有透過簽核設定的人,才有權代理簽核,故須事先設定好。系統預設簽核流程就會依假單申請當時之主管所設定代理簽核的順位、檢查申請當時代理簽核人是否請假,依順位給定流程,若代理都剛好請假,就會由主管本人進行線上簽核。設定步驟說明如下:

1. 以主管自己的NTU帳號登入差勤系統後,按上方功能選單『簽核作業』、選擇『主管簽核順位設定』進入設定畫面。
2. 按姓名輸入框右邊之…按鍵(如下圖)

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3. 進入『選擇簽核代理人』視窗,可用一、二級單位下拉選單找到代理人所在的單位後,點選該代理人,按『確定』,即完成代理人姓名帶入。

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4. 繼續選擇『授權種類』、『身份類別』、『順位』下拉,然後按『新增』。該設定資料即會列在設定清單裡。亦可點選清單中任一筆記錄,進行『修改』或『刪除』。
5. 可重複2-4 步驟,進行其他順位代理簽核設定。最多可設五個順位。
6. 完成所有增修後,務必按『完成增修,確定儲存』才算完成設定。
7.若主管平時都自己親自進行線上簽核,也可以把自己設在第一順位,系統會自動在主管請假期間,讓簽核流程依順位指派給代理簽核人。

 

計畫主持人如何進行代理簽核設定

當計畫主持人出國或其他原因需要由其他偕同主持人或其他人進行線上簽核時,假單之職務代理人不等於簽核代理,只有透過簽核代理設定的人,才有權代理簽核,故須依下列步驟先設定好:
1. 以計畫主持人自己的NTU帳號登入差勤系統後,按上方功能選單『簽核作業』、選擇『計畫主持人簽核設定』進入設定畫面。
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2. 以計畫、計畫人員下拉選單選到要被簽核的計畫人員
3.續選擇簽核代理人(輸入框右邊…進入『選擇簽核代理人』視窗,可用一、二級單位下拉選單找到代理人所在的單位後,點選該代理人,按『確定』,即完成代理人姓名帶入)、順位,按『新增』,該設定資料即會列在設定清單裡。亦可點選清單中任一筆記錄,進行『修改』或『刪除』。
4. 可重複2-3 步驟,進行其他順位代理簽核設定。最多可設五個順位。
5. 完成所有增修後,務必按『完成增修,確定儲存』才算重設定。
6.若主持人平時都自己親自進行線上簽核,也可以把自己設在第一順位,系統會自動在主持人請假期間,讓簽核流程依順位指派給代理簽核人。

 

如何取消系統寄發簽核通知 email

系統預設會寄發線上簽核通知信,及自己的差假、加班、忘刷申請被核准或退回之通知信。如果不想收到,或想要改寄其他email信箱,可以自行至『簽核通知Email設定』進行修改。
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兼任行政主管之簽核流程

有兼任主管時,六天以下假單只須跑最高兼職主管之職務代理、直屬主管簽核流程,本職與其餘兼職之職務代理人及其主管只發副知email:
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新差勤提供哪些線上申請服務

新差勤除整合國內、外差假申請在同一系統、改善使用者之操作介面外,並提供銷假、加班及忘刷之線上申請:
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證明文件傳遞方式

1. 可利用系統所提供之『證明文件上傳』功能,將電子檔一一上傳:
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2.如果需要以紙本提出證明文件,證明文件傳遞方式請勾選『紙本』,並在成功送出申請後,至查詢及列印作業之『申請文件清單』進行『文件列印』,將附件清單印出,並填寫好紙本證明文件名稱,並隨同紙本附件,一起送給主管及人事管理單位審查。
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出差旅費報告表之列印

請國內外出差之旅費報告表,可至查詢及列印作業之『申請文件清單』,找到申請的那一筆出差記錄,按『文件列印』、『出差旅費報告表』,即可進行列印:
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加班費申請表之列印

每月申請加班費時,可至查詢及列印作業之『列印加班費申請明細表』的功能頁面,選擇年、月查詢當月之所有加班紀錄,全選或勾選要申請加班費之記錄,按『列印明細表』,即可進行列印:
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結語

六月初新差勤系統經過部分單位參與模擬測試後,配合有些單位特殊的簽核流程必須修改程式;另外,此系統造成的影響層面很廣,必須針對回報問題予以妥善回應與處理,待人事室與研發處計畫服務組完成系統驗收工作後,便會擇日上線,提供服務。
請各級主管事先準備好自然人憑證、讀卡機、並上傳憑證,並視需要進行簽核代理設定。若要測試或熟悉憑證簽核作業方式,可利用測試平台進行,網址在目前國內差假申請系統首頁下方之『新差勤模擬測試說明』裡。若有問題可與程式組諮詢人員連絡,以便安排支援(Tel:  336665040 or email: peizhen@ntu.edu.tw )
新系統可以滿足計畫人員配合勞基法必須進行之差勤管理需求,相信透過便捷的線上簽核,除了為環保盡一份力外,也將縮短目前紙本差假、加班之申請時間。而透過email的通知機制,及線上隨時可以查詢簽核狀態的介面,可免除原先大家必須透過電話追蹤紙本假單的困擾。
總此,新差勤系統的上線,將使臺大校園裡的E化,又向前邁進了一大步。