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校務服務

新公文系統-漫長的無紙化最後一哩
  • 卷期:v0022
  • 出版日期:2012-09-20

作者:傅潔瑩 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組資訊工程師


新系統將公文流程與製作改以線上作業的方式進行,期能達成完全無紙化的目標。然而,在面對學校內部複雜的人事成員與單位結構,再再考驗著業務承辦人及系統維運環境的穩定度。 無紙化的最後這一哩相當漫長,但我們終究邁開步伐啟程,朝目標前進!

 

新系統上線-挑戰的開始

新公文系統於民國100年11月21日啟用,並於今年(民國101年)1月1日起,逐步推廣線上簽核及擴大實施對象。新系統改變了既有工作模式,同仁們必須學會操作與紙本作業幾乎完全不同的系統,的確非常辛苦。承蒙校內的長官們支持協助,當然更要向每天都必須辦文的各單位行政人員們表達由衷的謝意,如果沒有大家的幫忙,系統無法持續運作。
無紙化的最後這一哩相當漫長,但我們終究邁開步伐啟程,朝目標前進!

 

萬事起頭難

這篇要把目前最開始使用者容易遇到的系統安裝問題說明清楚,並引導讀者正確且完整下載安裝完成相關元件。其餘系統使用內容可參考線上使用說明,請至https://edoc.ntu.edu.tw/ifdworkflow2_ntu/Onlinehelp/index.htm
另外若對於公文寫作,以及該如何開始踏出寫公文的第一步,提供以下相關資料給各位參考:

  1. 夏老師公文教學網
    http://www.wretch.cc/blog/chhsia1113
  2. 臺大演講網:首頁 » 隨選視訊 » 專題演講 » 臺大職員教育訓練班 » 公文寫作-初階研習
    http://speech.ntu.edu.tw/sng/ci/index.php?c=User&m=vod_film&film_series=66&pager_PageID=3&film_sn=1239

接著就開始說明如何一次就將新公文系統安裝完成(以IE9為例)。
安裝前置作業1-設定信任的網站
首先請將http://edoc.ntu.edu.tw加入信任的網站

  1. 到IE的工具列中,進入網際網路選項。
  2. 選擇安全性Tab,按下「網站」按鈕,開始設定
  3. 輸入系公文系統網址(edoc.ntu.edu.tw),並勾選此區域內所有網站需要伺服器驗證,按下新增按鈕後關閉對話窗。
  4. 最後按下確定關閉對話窗即可。

安裝前置作業2-確認你的IE版本
配合不同的IE版本,需要安裝的公文系統也不同,所以事先確認好目前所使用的IE版本也是非常重要的工作。

  1. 按下瀏覽器的工具選項,接著點選「關於」的選項。
  2. 請參考對話窗內之訊息取得所使用之IE版本。

系統安裝(以IE9為例)

  1. 請連線至http://edoc.ntu.edu.tw,出現快速安裝頁面對話窗,請按確定。
  2. 解除快顯封鎖:瀏覽器最下方,點選「此網站的選項」中的「其他設定值」。
  3. 設定快顯允許清單:將系統網址輸入後並按下新增,封鎖層級選「低:允許來自安全網站得快顯」。
  4. 解除封鎖後,系統會出現安裝包的畫面,若您的IE9的相容性設定有開啟,程式可能會判斷瀏覽器為IE7,此時我們先將下半部的視窗關閉;
    接著選擇目前IE瀏覽器版本適合的安裝程式(本例使用IE9)
  5. 請選擇下載對話窗中的「檢視下載」

    並選擇「執行」

    系統會出現阻擋的訊息如下,此時按下「動作」按鈕。

    接著會出現提示對話窗,請按下方的「更多選項」。
    選擇
  6. 「仍要執行」後,選擇繼續「下一步」。

  7. 點選同意,開始安裝程序。

  8. 安裝完成後,按下「完成」按鈕,關閉對話窗。

結語

使用公文系統承辦人各種身分皆有,文書組也提供了許多課程及與即時的線上客服諮詢,因此使用方式不在本文贅述。功能越多的系統必定會越繁雜,使用者的意見我們一定虛心接受並盡力與廠商協調改善。最後還是要再次感謝使用者的包容與配合,還請各位持續給予批評指教!