作者:陳永樵 / 臺灣大學計資中心程式設計組系統分析設計師
臺灣大學為了環保節能理念,並減輕開會人員攜帶大量會議資料的窘境,校園內積極推廣會議無紙化,將會議資料放置於雲端空間,開會時使用平板電腦來開啟會議資料,與會人員可以非常簡易的瀏覽會議資料。對於小型會議來說,平板電腦可以經由會議室管理人員放置於開會座位上,但是對於大型會議平板的發放管理就變得相當重要,大量平板電腦的管理發送及回收形成重要課題。計資中心建置了臺大校務會議專用平板電腦借用系統,提供會議室管理員對大量平板電腦簡易的管理,開會時利用條碼掃描器來掃描相關資料借出平板電腦,會後也經由掃描資料回收平板電腦。隨後可以簡易的將所有平板電腦正確歸位,以便後續清潔管理,這套系統提供正確的借用與回收,讓管理人員和與會人員都方便的使用,也便於推廣會議的無紙化。
前言
臺大校務會議專用平板電腦借用系統考量重點包括平板電腦編號、借用、歸還與後續檢查。
學校因應大型校務會議採購270台平板電腦,另外對於平板電腦的充電及管理採購九台充電及管理車,每台可以收藏30台平板電腦。為了方便管理所有的平板電腦,就以圖書館管理圖書的方式予以編號,編號中包括電腦所在的車次、上下層、序號,並製作成條碼,便於用於掃瞄器讀取資料,可以連接借用系統,於開會時簡易交付與會人員。
借用系統主要考量校務會議與會人員都會有一張投票卡,票卡代表與會人員的身份,所以借用系統掃描票卡及平板電腦條碼就可以連結該人員與平板電腦,就可以將平板電腦交付與會人員,借用程序就完成,歸還時也只要掃描平板電腦的條碼,就可以直接完成歸還程序,會議結束後,後台僅須列出未歸還平板電腦,對照機櫃中的實體機器,就可以確認機器回收是否完成。 硬體及編號 因為學校的平板電腦270台數量龐大,加上使用蘋果系統的iPad Pro電腦,學校增購充電車來進行充電及系統管理,可以方便會議室管理及儲藏,充電車就如下圖一所示,每台充電車都有管理埠經由MacBook Air連接使用AC2軟體直接管理15台平板電腦(AC2的軟體畫面如圖二),所以一台充電車只要兩次的設定就可以完成,對於管理人員可以節省非常多的時間,圖三是會議開始預先放置平板的畫面。
圖一、充電車
圖二、AC2管理畫面
圖三、會議室使用平板電腦配置圖
對於平板電腦的管理因為有特定的群組設定,所以每一台平板電腦都有固定的儲存位置,所以平板電腦的編號相對重要,所以平版電腦就使用圖書的編號方式,將所在的位置標示出位於幾車的哪一排的第幾個位置,並製作成QRcode,方便機器及管理人員讀取(圖四所示),當然所有的平板電腦也是經由一台MDM主機控管,控管的方式稍微複雜,將會另文詳述。
圖四、平板電腦編號及條碼
借用系統規劃
一、借用系統:
臺大校務會議平板電腦借用系統在現場端的設備包括液晶螢幕顯示器、電腦、條碼掃瞄器及無線網路基地台,校務會議的與會代表在報到時會有一張會議表決卡如圖五所示,直接掃描領用平板電腦。
圖五、會議表決卡
借用系統的設計畫面如圖六,借用的功能需要有一些防呆措施,所以有以下一些檢查措施:
- 查無人員編號
- 已經借用平板電腦
- 更換平板電腦
- 取消借用
圖六、借用畫面
二、歸還系統
為了簡化平板電腦歸還程序,系統直接掃描平板電腦的QRCode,即時顯示借用人單位姓名,並詳細顯示歸還平板電腦的序號及時間,可以讓與會人員迅速的歸還,也可以清楚知道系統已經完成歸還動作。 歸還系統的畫面如圖七,系統中有一些檢查措施如下:
- 沒有借出紀錄的歸還
- 已經有歸還記錄
- 沒有該平板電腦資料
圖七、歸還平板電腦畫面
三、後台管理系統
因為借用數量龐大,加上作業時間相當短促,所以系統後台提供一些簡易的檢查資料,可以提供現場工作人員迅速查詢相關資料,可以確認平板電腦的借出歸還正確,本項系統共有以下功能(如圖八所示):
- 借出明細
- 歸還明細
- 未還明細
- 未借明細
圖八、後台檢查系統
結論
臺大校務會議平板電腦借用系統建立完成後,確實簡化了無紙化會議對於平板電腦借用管理,整體效果明顯。後續本系統也將配合投票卡的特性,將會導入會議電子投票系統,與會代表將可以使用平板電腦以全校單一認證系統進行記名投票,或是經由投票卡提供的隨機投票代碼,進行無記名投票。