作者:鄧永清 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組技士
本系統自98年1月上線以來,已有270場以上活動藉由此系統完成線上報名,為了讓校內外人士更能掌握臺大活動訊息,更方便藉由此平台完成報名,程式組已依新需求增修系統功能於98年10月推出新版,除新增繳費報名的機制、整合校園活動月曆 NTU Calendar使點選後可以直接進入活動報名系統該場次進行報名,管理端更增加限制報名功能、管控報名狀態、自動篩選符合限制條件報名者、E-mail通知未錄取或已錄取等功能。
前言
活動報名系統是提供臺大各種學術課程、講座、競賽、研習等活動線上報名的平台,為了讓教職員生及校外人士,可以更快速、即時查詢到目前臺大校園內有開辦的活動,並讓舉辦單位可以更有效管理報名場次、人數、及報名對象,避免報名者產生不必要的疑慮,乃由原e化專案小組提出第二期的需求,委由計資中心程式組再進行活動報名系統之改版。
新版乃延續原系統架構進行功能擴充:與繳費系統進行整合,新增報名繳費功能;並與NTU Calendar進行整合,讓使用者針對有興趣的活動點選後,能直接切入活動報名系統進行報名;新增『忘記密碼』、未錄取或已錄取E-mail通知等功能;讓管理端可以進行報名限制條件之設定,並可彈性管控報名狀態。讓單位活動承辦人和報名者可以更方便、更靈活地使用此報名平台。
新功能介紹
1. 與校園活動月曆NTU Calendar之整合
使用者如何從活動月曆直接進行報名?
從臺大首頁 > 『近期活動』進入NTU Calendar看到活動公告時,若該活動有利用本活動報名系統進行線上報名,公告主旨旁會出現『線上報名』連結(如圖一),點該連結可以直接進入活動報名系統該場次報名網頁,減少需先進入報名系統後,再搜尋活動場次的時間。
管理者如何讓NTU Calendar出現『線上報名』連結?
當活動承辦人於管理端編輯完場次後,系統會顯示該場次之報名網址(如圖二),只要複製該網址,於校園公佈欄張貼公告時,貼到『相關或報名網址』欄位(如圖三)即可。
2. 新增場次複選功能
使用者可以一次點選要報名的多筆場次後(例如體育室每年會舉辦各種體育競賽,同一比賽內有多項場次),一次送出,即可完成報名(如圖四),而不用逐一點選場次進去按報名,並可減少重複輸入資料。
3. 新增報名場數限制
因考慮公平性,為避免有些熱門活動場次被少數人一下子佔滿,卻未一一參加,造成有限名額的佔據及浪費,而增加限制報名場次功能,使同一活動可限制報名場次上限,報名時若超過場次上限時,將提示已超過可報名場次(如圖五),且報名不成功。
4. 新增篩選報名者功能(管理端)
管理者若於場次『管理資訊』點選報名類型為『限定報名』(如圖六),使用者報名後之報名狀態將被預設為待確認,然後由管理端依狀況決定勾選報名者之狀態值為已錄取或未錄取(如圖七)。
管理者可利用報名者清單去勾選本場次的錄取者(如圖七),經管理者勾選為錄取後,才算報名成功。
5. 增加性別與年齡篩選機制
活動報名管理者於新增場次時,可於場次報名者資訊設定報名者的年齡及性別限制(如圖八),報名時便會自動篩選報名者的年齡及性別,當報名者未符合限制條件時,系統將限制其報名提示報名者本場次的報名條件或限制。
6. 新增錄取者或未錄取E-mail通知
若管理端勾選該場次之報名類別為『自由報名』,使用者完成報名後系統即自動寄送報名成功通知信;若報名類別為『限定報名』,則需經管理者核可審查確定已錄取或未錄取,管理者可發信給已錄取者報名成功通知及出席提醒信,也可寄送報名未錄取者通知信(如圖九)。
系統提供管理者輸入主旨與內容以通知或提醒報名者,收件者欄位系統將自動帶入錄取者或未錄取者郵件地址,寄件者欄位則自動帶入場次承辦人郵件地址,副件欄位則開放自行輸入除錄取者或未錄取者以外要收到信件的人(如圖十)。
7. 建立報名截止後仍能有效管控名額機制
當報名額滿或截止後,若有報名者進行取消時,系統會顯示「報名已截止,擬取消報名者,請逕洽活動辦理單位的聯絡人」(如圖十一),以控制該活動場次報名情況,使管理者可再將機會讓給後補報名者,有效掌握報名人數,以增加該場次報名名額使用率。
8. 新增【忘記密碼】功能
因有愈來愈多的校外人士來註冊、報名參加臺大舉辦的各類活動,為方便校外人士報名者忘記密碼時,可向系統申請補發帳號及密碼,系統將會以E-mail自動發信通知(如圖十二)。
9. 改善管理端成績、出席狀況之維護介面
考量多數使用者習慣,將所有該活動場次報名者的成績、出席狀況、是否合格都可在同一畫面呈現,並增加全選功能,使資料輸入可以一次完成,減少點選及畫面切換的次數,並降低人為輸入錯誤(如圖十三)。
10. 新增報名繳費機制
若所舉辦活動是需要收費,可先向出納組申請一組進入繳費系統的帳號密碼,於新增活動時於『是否有場次需要繳費系統收費』選項選擇『需要』,系統會自動彈出繳費系統的帳號密碼輸入欄位(如圖十四),輸入所取得之帳號密碼,當報名者成功完成報名時,系統即會自動產生繳費單以供列印,持繳費單即可到銀行或便利商店繳費,管理者亦可以由繳費系統(如圖十五)查詢報名者繳費狀況是否已經付費,繳費系統的網址為https://mis.cc.ntu.edu.tw/fee/。
結語
臺大活動報名系統2.0乃由e化專案小組綜合各單位的建議及需求後進行改版,並與校園公佈欄、繳費系統進行整合,期能提供使用者與管理者可以更方便、更輕鬆的操作環境,並滿足各方的需求,希望各單位在舉辦各種形式之活動時,可以多加利用此一平台來進行線上報名。
本系統目前已著手規劃第三期需求,歡迎將寶貴意見email to: lyh99@ntu.edu.tw 彙整,使臺大此一線上報名平台會更盡善盡美。