作者:黃瀞瑩 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心教學研究組行政專員
因應COVID-19疫情,許多企業組織皆讓員工採取遠距居家辦公之模式,然而在工作團隊無法實體會議進行討論時,視訊會議便成為主要的會議形式,許多在實體會議所使用的討論工具與設備,例如像是白板、便利貼等,皆需轉化成可讓多人線上同步協作之數位工具,以增加視訊會議討論之效率。其中,線上白板便是一個極為好用的工具,目前常見的線上白板工具像是Google Jamboard、Microsoft Whiteboard等,而本文將介紹具有強大視覺化功能的Miro線上白板。
線上協作白板工具的特色
目前市面上有許多線上白板工具可供不同情境或需求使用,最常見的像是Google Jamboard,其優點包括免費,主持人用自己的帳號建立白板之後,便可直接分享線上白板連結給其他參與會議的人員,其他使用者不需要有Google帳號或是進行登入,便可以直接使用Jamboard。Google Jamboard如同一般實體白板,具備文字、繪圖、便利貼等基本功能,操作流程簡單易懂,人人皆可快速上手,且可以透過分頁功能同步進行不同主題或是將與會同仁分組進行討論。而Google Jamboard使用上的限制則像是白板有固定範圍、無預設模板可以套用等,我們可以將Jamboard定位為功能簡易的線上協作白板工具,適用於像是臨時討論、腦力激盪等情境,讓參與者可以快速、簡單的進行分享與交流彼此的意見。
而這次要介紹的Miro線上協作白板除了擁有線上白板基本功能之外,Miro線上協作白板的白板範圍沒有限制,是一個可以無限擴大的白板畫面,並且整合許多不同的軟體工具,讓負責不同職務的工作團隊成員都能夠在同一個平台選用自己適合的工具與呈現方式進行溝通與交流。相較於其他的線上白板,Miro的操作介面極為直覺,具備更多視覺化工具、資源,支援許多第三方應用程式,提供例如心智圖、流程圖、顧客旅程地圖等豐富多元的圖表模板,透過Miro線上協作白板將能夠產製出更為完整且精緻的會議資料。
如何開始使用Miro
Miro線上協作白板目前有提供免費版以及付費方案,免費版提供申請者3個白板,無法為白板內容設定密碼保護;付費方案所提供之功能與權限則可至官方網站查詢。註冊Miro可直接使用E-mail申請帳號,或是使用Google、Slack、Office365、Apple ID、FB帳號進行登錄。
若為大專院校師生或職員則可以申請教育版,教育版方案提供之白板數量、協作人數皆沒有限制,使用期限則是依照身分區分,若為教師或職員則沒有使用期限;學生則是2年為限,但可再重新申請使用。申請教育版需使用.edu網域的信箱進行註冊,並上傳在教育機構就學或在職的證明文件,以及證明所屬之學校為通過認證評鑑之教育機構截圖,經審核之後便可以開始使用Miro教育版。
Miro介面說明
Miro線上白板有提供網頁版、電腦版及手機App等版本使用,以下將以網頁版進行說明。登入Miro線上白板之後,左上方之工具列為設定白板名稱、設定與發佈功能列,右上方是互動與展示工具列,像是計時、投票、播放、視訊功能;白板左側是編輯工具列,像是文字編輯、繪圖、便利貼、圖表模板等功能。
圖1 Miro介面
其中,Miro提供網頁截圖的功能十分方便,若在會議中需要討論網站的編修調整,便可在左側的編輯工具列裡,點選More Tools,接著選取Web page Capture,便可以輸入想要擷取網頁之網址,Miro便會將網頁完整截圖,如圖二所示。
圖2 網頁截圖功能
參考資料
Miro官方網站:https://miro.com/index/
Miro教育版申請網頁:https://miro.com/education-whiteboard/