作者:傅潔瑩 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組資訊工程師
甘特圖總是畫得滿身汗卻被主管嫌醜嫌得滿頭包嗎?覺得花了大把時間畫的甘特圖,在報告中總是單調索然,無法讓與會者集中注意力嗎?這次要分享一個線上共用的專案管理工具-TeamGantt,讓你短時間內做好一份好看好懂又美觀的專案進度報告。
使用免費版幾件你需要先知道的事情
因為TeamGantt真的易上手,適合中小型專案使用,所以網路有許多教學資源,這次希望讓讀者不要花太多時間就能入門,收費版許多強大的功能就不贅述,僅對免費版做說明。免費版的主要特色為::
- 1個帳戶只能建立1個基本型專案。
- 1個專案僅能3個帳戶協作管理。
- 無法將專案資料轉出(轉成pdf/公開成網頁…)。
看起來限制很多,不過稍微變通後,對於許多普通規模之專案整體控管仍非常實用(僅因協作名額較少,工作分配這部分無法起作用)。
註冊帳號與初始化
雖說能免費使用,但還是希望大家購買服務,所以頁面仍埋了許多地方讓使用者不小心就會連去購買,幫大家整理快速註冊初始化好的流程如下:
- 連至TeamGantt網址:https://www.teamgantt.com
- 請按右上角「login」(不要按try free)。
圖1:選擇login
- 選擇新增帳戶
圖2:點選新增帳戶
- 填寫註冊資料
圖3:填寫基本資料完畢後進行註冊
- 設定密碼
圖4:設定密碼
- 設定project management features
6.1 會出現4個選項
圖5:專案管理設定選項
6.2 4個都選後接著下一步。
圖6:選項都勾選再進行下一步
- 設定project collaboration features,4個項目中右上角的那個不要選(因為是付費功能)。
圖7:右上選項不要選
- 設定project tracking & reporting features,4個項目只選左下角(其餘3個皆為付費功能)。
圖8:只選擇左下選項
- 接著這部分是個人一些使用調查,大概是這樣回答(當然可以按照自己的實際情況填寫,隨意)。
圖9:建議選擇的框選之選項
完成上述步驟就可以開始進行建立專案資料了。
建立專案
完成前段的9大項步驟,終於進入正題,可以開始建置你的專案。
圖10:開始建置專案
輸入專案基本資料,平台也提供了匯入既有專案資料的功能,不過今天要簡易快速使用,先跳過不討論。輸入完專案名稱及開始日期(預設今天)後,可以選擇樣板,點選Preview templates可以預覽各種樣板。
圖11:選擇適合的樣板
選擇適合的樣板再來調整工作項目內容非常省事,請多加利用。
圖12:各種專案樣板
選擇完樣板、設定好每周工作天數,就新增完成了。
圖13:設定好工作天數後即可新增
按下建立新專案後,會導到工商服務影片頁,你可以直接按下左上的選單按鈕,選擇「My projects」,就可以看到剛剛新增的專案,直接對專案點兩下就可以進入開始編輯使用。
圖14:點選左上選單
圖15:選擇我的專案
圖16:專案新增完成
編輯工作群組(階段)
進入專案後,游標移動至工作群組(階段),點選鉛筆圖示進入編輯頁面。
圖17:編輯專案
進入編輯頁面後,可以設定此群組(階段)跟其群組(階段)的相依(親子)關係,以及工作項目是否顯示,另外有需要說明、備註、參考附檔都可以進行。所有的紀錄都會於顯示下方歷史區。
圖18:專案各項設定
若只想修改群組(階段)名稱,直接對名稱點一下就可以修改,毋須進入編輯頁。
圖19:直接編輯名稱
編輯工作項目
基本上編輯模式都跟群組(階段)相同,游標移動至工作項目上,點選鉛筆圖案即可開始編輯。
圖20:編輯工作項目
編輯畫面中詳細欄位較多,當工作類型切換成里程碑(milestone)時,畫面就會顯示成一點(黃色菱形),切換為工作(Task)才會顯示條狀與進度。其餘設定如圖所示,可以依自己需要設定。
圖21:工作的各項設定
更新工作進度還有一種快速方式,直接點一下欲編輯工作項目,就可以直接編輯工作名稱,進度,分配給誰。
圖22:直接修改工作進度
資料彙整(報告)
介紹進入尾聲,也要介紹我最愛的一個功能List,點選畫面上方的List選單,會把目前專案的項目及工作進度彙整成清楚又美觀的列表,直接把這頁列印成pdf檔案就可以是很好的進度說明。
圖23:檢視工作清單
另外也提供了行事曆顯示工作項目及進度的模式,點選calendar,可以選擇以周或月來顯示。
圖24:行事曆模式
結語
TeamGantt當然還有許多強大的進階功能,付費版本不輸微軟的project,此次是為了初次使用,基本需求的使用者所作的重點說明,其餘功能在網路上都有許多資料。免費版諸多限制,不過仍有許多變通方式,如:將工作群組(階段)當成獨立的專案,若開發時程較短,其實也足夠使用。當然好東西還是要多支持,如果經費足夠還是建議付費購買完整服務囉!