作者:許可欣/臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組幹事
林維真/臺灣大學計算機及資訊網路中心教學研究組組長
因應疫情,國內外科技業於是率先進入遠距居家辦公的產業。本文介紹計資中心在經歷兩個多月的遠距辦公期間,同仁由不同職務與角度體驗的心得及感想。
遠距居家辦公What is WFH
辛丑年初,新型冠狀病毒肺炎數經突變,傳染力已非曩時可比。自感染案例在臺灣各地多點迸發伊始,全臺灣自五月中旬至七月下旬皆處三級警戒之中。依規定需避免不必要移動,避免室內五人,室外十人以上群聚。除拉長上下班彈性時間外,許多公私立單位也開始遠距(居家)辦公(Work From Home, WFH)。自疫情開始之初,因應員工個人需求即採用零星居家辦公的計資中心,也遵循全校防疫指引而開始大規模的異地辦公。據維基百科[1]所述,WFH與Telework/Telecommuting(常譯作電傳勞動,異地辦公)大同小異,都是使用電腦、網路及其他通訊設備軟體執行業務,而不必在辦公室或特定場域工作,強調工作空間的自由,辦公室之外舉凡通勤、居家等形式都能夠執行工作業務。WFH則特別強調在日常的生活居家環境中執行工作,重視工作空間與時間的自由,早期的家庭代工就是一種典型的WFH形式,現在則發展各種豐富的、任務導向的居家辦公模式,賦予工作彈性。
就業務性質而言,資訊科技業務是適合遠距辦公模式的,科技業在這波疫情影響下是早期優先開放遠距辦公的產業,以中心為例,相關網路或系統的前置設定完成後,在家工作就像在辦公室一樣,同仁不用到辦公室也能辦公。事實上近期一篇針對矽谷企業員工的觀察報導[2]發現,在疫情爆發前,有七成的主管希望他們的員工到公司上班,但疫情之後,有三分之二的公司讓員工每個禮拜只要進公司一兩天就可以,也有許多公司同意員工長期遠距辦公。對這些率先進入遠距辦公的科技公司來說,現在也開始思考遠距辦公是否成為新常態?是否該讓這些習慣個人工作、分開工作的員工,再次回到為團隊工作而設計的辦公室?也有公司非常煩惱如果要把這些長期居家辦公的員工叫回辦公室,要用什麼方法,以及在什麼時候介入比較合適等問題。
遠距辦公的目的Target of WFH
隨著遠距辦公的時間越來愈長,大家開始注意到辦公室這個空間以及工作這件事真正的目的與意義,許多討論也圍繞在遠距辦公的目的和效益。有些產業已經開始思考並討論遠距工作作為一種常態的可能性,特別是大多數的科技工作是圍繞著數字、資訊、線上產品,可說是為遠距辦公量身定做的。由員工的角度來看,遠距辦公不但可以避免許多不必要的移動及接觸,降低染疫的風險,還能維持業務與組織的正常運營,對個人來說是具有高度彈性的工作環境。從組織的角度可能會覺得,讓員工聚集在一個物理空間似乎仍然具有益處或必要性,包括可以有更多與同仁、與資訊偶遇的機會,在溝通上具有效率。而在配合相關防疫指引下,雖然組織能由制度面規範出勤、環境管理、足跡記錄等具體項目,但實際上執行的過程中,也常因爲人員、流程、組織文化或是設備資源條件等影響,而使得機構組織間的作法有很大的差異。再加上大家面臨前所未見的疫情,都難免有不知所措,組織可能會思考過去的工作經驗或規範是否能適用目前狀況,也可能考慮需不需要發展新的規範,這些因為對於未來情勢的不確定性、甚至對感染管控專業知識的缺乏等等,都可能讓組織在落實上偏於保守,當過去的規範無法適用或適應新的狀況,就會影響工作的流程與效率。
越方便?越隨便?Faithful or not? In WFH
自疫情開始至今,越來愈多的國內外機構採用遠距辦公的模式,而相關研究顯示,WFH是有利於社區、企業、員工以及整體環境的:對社區來說,行動不便者就業難度大減,偏遠地區就業難度下降;而企業可擴大人才儲備,避免疾病傳播,節省工作室成本,並提升連續性經營能力;員工則可兼顧家庭與工作,省下通勤時間及支出,亦降低意外風險;於環境則可大幅減少碳足跡及能源使用。整體而言,歐美地區員工對WFH滿意度較高。但同時WFH在不同的文化環境下發展,亦有其弊:像是在東亞地區,WFH易成24小時待命狀態,996逕成007,人不堪命;且工時計算也較傳統出勤打卡方式困難複雜,有時同仁在執行業務上認為方便的措施,但主管卻覺得隨便或缺乏規範。當組織內的大家對於遠距辦公模式的想法缺乏一致的認識,不僅可能破壞同仁互信,也會對後續制度及工作的執行造成影響。因此,這次遠距辦公的經驗,讓我們反思遠距辦公所牽涉的,不應僅是一套制式統一的防疫指引或規範,而是在相對便利且充足的科技支援下,有機會能夠納入對產業特性、工作流程,以及組織文化和個人需求等資源條件,做全盤的考量,發展適合組織、可執行且有效率的工作模式,才有助組織與成員能因應整體環境的變化與需求,達成個人工作與組織目標的實現。
參考資料
1.https://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%B1%85%E5%AE%B6%E5%B0%B1%E6%A5%AD
2. Liedtke, M. & Ortutay, B. (2021/09/09). Silicon Valley finds remote work is easier to begin than end. AP News, https://apnews.com/article/lifestyle-technology-business-software-san-francisco-9e49f60362702a18dc7180e6294599b4