作者:鄧永清 / 計算機及資訊網路中心程式設計組技士
活動報名系統是提供臺大各種學術課程、講座、競賽、研習等活動之線上報名平台,為了讓校內外人士更能掌握臺大活動訊息,方便地由此平台完成報名,程式組依新需求增修系統功能 且會陸續推出新版,最近新增功能有:新增系統設定自動發信功能、新增統計功能、增加列印報名表功能、與校園公佈欄系統整合、活動地點與相關系統整合 及承辦人電話號碼格式化。
前言
活動報名系統是提供臺大各種學術課程、講座、競賽、研習等活動之線上報名平台,讓教職員生及校外人士,可以更快速、即時查詢到目前臺大校園內有開辦的活動。為了讓承辦單位可以更有效管理報名場次、人數及報名對象,避免報名者做多餘的資料輸入,讓單位活動承辦人和報名者可以更方便、更靈活地使用此報名平台,系統將陸續新增一些功能。
以下列出主要之新增功能
1. 新增系統自動發信功能
活動場次開始前,提醒報名者參加活動,管理者可以設定場次開始前1 ~ 7 日,讓系統自動發送E-mail 通知已報名該活動場次並且已錄取的報名者,使用者可以更便利獲得近期將參加的活動資訊。
圖一、設定自動發信日期
2. 新增統計功能
管理者透過統計功能,統計所有舉辦過的活動、辦理時數,並且統計報名人數、實際參加人數以及參與率,統計資料將匯出成Excel檔案,作為統計的參考依據。
圖二、製作統計報表
圖三、主辦單位-統計表
圖四、主辦單位-明細表
3. 審核報名表下載
管理者審核報名者時,若同時需要報名者列印報名表,管理者可於系統管理端設定需要使用者列印報名表,使用者於系統報名端報名時,便可印出報名表,送交主管審核。
圖五、設定需要列印報名表
4. 與校園公佈欄系統整合
新增場次時可以從校園公佈欄系統帶入資料,不需重複輸入資料,也減少資料錯誤發生。
圖六、從校園公佈欄系統帶入資料
5. 活動地點與相關系統整合
活動地點位於校園所在場地使用統一格式,與相關系統使用一致的場地名稱,使用者可以更清楚地辨識場地位置。
圖七、活動地點與相關系統名稱一致
6. 承辦人電話號碼格式化
將承辦人電話號碼欄位格式化,以利相關系統程式需要使用時,可以自動解讀電話號碼與資料處理。
圖八、承辦人電話號碼格式化
結語
我們依各單位使用後的建議及需求,整理並分析後進行臺大活動報名系統增修,希望能提供使用者與管理者更方便、更輕鬆地管理及使用。希望各單位在舉辦活動時,可以多加利用此一平台進行報名。
為使臺大活動報名系統更盡善盡美,系統若有不完善之處,歡迎將寶貴意見Emaito: ycdeng@ntu.edu.tw彙整,我們將立刻改進以滿足需求。